Eén aanspreekpunt en duidelijke afspraken
Je stuurt een aanvraag met datum, locatie en het soort feest. Binnen 24 uur hoor je of de datum vrij is en wat het kost, inclusief btw. Na onze bevestiging staat de reservering vast en weet je precies wanneer we komen opbouwen.
Je krijgt een factuur op naam van je bedrijf, met de btw apart vermeld. Zo kan de factuur zonder gedoe door de administratie.
Planning op de dag zelf
Op een bedrijfsfeest lopen veel leveranciers door elkaar: catering, DJ of band, misschien een fotograaf. We stemmen onze opbouw af op die planning, zodat we niemand in de weg staan en alles getest is voordat de eerste collega binnenkomt.
Dit willen we vooraf van je weten:
- Het adres van de locatie en een contactpersoon die er op de dag is.
- Waar we kunnen laden en lossen, en vanaf hoe laat we naar binnen kunnen.
- Het programma: ontvangst, speeches, diner, feest en eindtijd.
- Of er een DJ of band komt, en waar die staat.
- Wanneer de zaal leeg moet zijn, zodat we het afbreken daarop plannen.
Met of zonder technicus
De set is met de vooraf ingestelde scènes makkelijk zelf te bedienen. Toch kiezen veel bedrijven voor een lichttechnicus. Die zet een spot op de spreker tijdens de speech, maakt het licht feestelijk bij een prijsuitreiking en zorgt dat de dansvloer op het juiste moment opengaat.
Een lichttechnicus kost €35 per uur, minimaal 3 uur. Zoek je ook muziek, dan boek je een DJ voor €50 per uur, of DJ en lichttechnicus samen voor €60 per uur.
Licht voor elk deel van de avond
Een bedrijfsfeest heeft meestal meerdere momenten. Bij de ontvangst zet de sfeerverlichting de ruimte in een rustige kleur, bijvoorbeeld de huisstijlkleur van je bedrijf. Tijdens de speeches staat een moving head stil op de spreker. Daarna gaat de volle lichtshow aan, met bewegende bundels, laser en mist.
Hoeveel gasten en welke ruimte?
De complete set is gemaakt voor een dansvloer van ongeveer 5×5 tot 10×10 meter, tot zo’n 150 gasten. Dat past in de meeste zalen, kantines en restaurants. Organiseer je het feest in een bedrijfshal of loods, dan is een hoog plafond juist mooi: de bundels van de moving heads komen dan beter uit. Bij een grotere ruimte of meer gasten denken we mee over een uitbreiding.
Let op daglicht. Licht en laser komen pas echt tot hun recht als het donker is. Begint het feest vroeg, kies dan een ruimte die je kunt verduisteren, of plan het dansgedeelte na zonsondergang.
Geluid en meubilair
Komt er geen DJ, maar wel een collega met een goede playlist? Huur dan een Pioneer DDJ-400 DJ-controller (€34 per dag) en een subwoofer 400w rms (€34 per dag) erbij. Voor de borrel vooraf zijn statafels handig, €13 per stuk per dag. Alles komt op dezelfde factuur.
Veiligheid en de locatie
Veel bedrijfspanden en zalen hebben een brandmeldinstallatie die op mist kan reageren. Overleg vooraf met de locatie of facilitair beheer of mist is toegestaan, en of de melders tijdelijk aangepast kunnen worden. Mag het niet, dan laten we de mistmachine uit.
De lichtbrug staat stevig op statieven en kabels leggen we langs de wand of plakken we af. Zo blijft de dansvloer veilig, ook als het druk wordt.
Ook iets voor overdag?
Is het feest onderdeel van een bedrijfsuitje? Via Light Battle Nijmegen huur je ook een lasergame set met 24 laserguns, voor een teamactiviteit op je eigen terrein voordat het feest begint.
